事前打ち合わせについて

【使用条件・基本事項の確認】

 使用ホール(市民会館・文化ホール)、使用日時、催事名

 

 使用者が配置する各責任者および係員(非常時の避難誘導員と兼務可)

 ・使用者統括責任者(名前・住所・電話番号を提示、催事全体の責任者として会館側と綿密な連携を図りながら進める。

  特に非常時の運営判断、来場者の避難誘導など来場者の安全を確保する)

 ・舞台責任者(搬入搬出や準備・舞台進行の責任者、楽屋管理、基本的に舞台下手についている)

  使用者が楽屋係を配置

 ・ホール責任者(来場者の安全管理に関する責任者、避難誘導の指揮)

  使用者がホール係(入場者係、楽屋係含む)市民会館8名以上、文化ホール6名以上を配置

  催事中は係員を扉付近に配置

 ・入場責任者(受付や入退場の安全管理に関する責任者、避難誘導)

  使用者が入場者係を入退場時に配置

 ・駐車場責任者(駐車場の案内、トラブル防止の為に利用予想を会館側と綿密に打ち合わせる)

  使用者が駐車場係(市民会館6名・文化ホール4名)を配置

 使用する楽屋、物品販売、チケット委託販売、配布物等

 非常時の対応、避難経路(非常口への動線を塞ぐことは法令上禁止されている。妨げるものを置かない)

【舞台の使用に関する打ち合わせ】

 プログラム 舞台進行表(進行台本) 舞台仕込図などの提出

  舞台使用備品と舞台配置(反響板、ピアノ、演台・司会台等、看板、プロジェクター使用等)

  照明(ライトの配置・種類・使用箇所、演出効果、客席の明るさの加減など)

  音響(使用マイクの配置・種類・本数、音源再生・録音、撮影業者等の有無など)

  会館配置の舞台技術職員(市民会館3名・文化ホール2名)以外に必要な人員の手配・費用負担

  ピアノ利用時の調律、スモーク・火気等危険物使用の届出、会場アナウンス

  

 使用者手配の業者が入る場合の申出事項(各仕込図を使用の10日前までに提出)

  舞台監督(舞台進行)の名前、舞台業者名と担当者名(専門業者であること)

  照明業者名と担当者名(専門業者であること)、音響業者名と担当者名(専門業者であること)

 

 搬入搬出車両の台数と車種(駐車禁止場所の確認 留め置きの有無など)

【利用当日の運営確認】

 使用許可書を会館事務室に提示し、楽屋の鍵を借り、入館

 会館舞台職員の了解を得て備品を使用し、終了後は施設および備品を元の状態に戻す(原状復帰)

 舞台、場内、ロビー、楽屋等の清掃・忘れ物確認 ゴミは持ち帰る 会館職員による点検

 楽屋の鍵を会館事務室に返却し、使用料精算を当日現金にて支払う 

 非常時には、出演者・来場者・関係者の避難誘導は使用者(主催者)にて行うこと